03日 1月 2015

電子内容証明による宗教団体脱退届

　「横浜のアオヤギ行政書士事務所」が電子内容証明の作成方法につき解説いたします。　ご質問やご意見は下記のフォームに記載のうえ、メールにて送信下さい。

 

　昨年末、若い女性から相談を受けました。　「両親がある宗教団体に所属しており、若い女性は、子供のときから、両親の意思で所属しておりました。　今回、婚姻を理由に脱退したいので、宗教団体本部代表者宛てに脱退届を内容証明郵便で送付したい。」との内容でした。　

　従来型の内容証明郵便では、下記のような次数の制限を受けるので、ワード作成の文章をそのまま使える電子内容証明郵便で送付する方法を推奨しました。

 

従来型紙様式内容証明郵便の様式と制限

   日本法令等が売り出している内容証明用の原稿用紙を利用すれば後述する文字数制限を使う必要はありません。　ただし、日本郵便での文書の保存期間は5年となるため感熱紙は使用できません。　公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的となりました。

　筆記具は自由。　ただし手書きでの作成の場合はインクの出る筆記具を用いるのが通常です。　パソコンの使用も可能であす。　実務上はパソコンやワープロにより、裁判文書と同様に12ポイントで作成することが多いです。　正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書は手書きでの作成の場合はコピー、カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的です。

 

・表裏合わせてで1枚520字以内。　1枚の表に520字を書いた場合、その裏に一文字でも何

　かを書くことは許されません。　以下における1枚あたりの行数も同じ。

・横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的です。　また、以下の様式もあります。

・縦書き1行20字以内、1枚26行以内。

・横書き1行13字以内、1枚40行以内。

・横書き1行26字以内、1枚20行以内。

・句読点や記号を1個1字と計算します。　記号は一般的な記号に限ります。　単位を表す

　記号などは通常認められますが、カタカナで「パーセント」「キログラム」などと書く方

　が確実です。　句読点については文末文頭にあるものも1字と数えます。　このため、手書

　きの場合は文頭に句読点が来ることもあります。　パソコンやワープロで文書を作成する

　場合禁則処理を外すか、もしくは1行の文字数を規定よりも1文字減らした設定（1行を20

　字にして書こうとしている場合は1行を19字に設定するということ）で文書を作成する必要

　があります。

・パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算します。

・後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えません。

・行の追加挿入は認められない。

・内容証明が複数頁にわたる場合綴じたもののつなぎ目に契印を押します。　文書自体に押

　印があるときはその押印と同じ印章で押印をするのが普通です。

・郵便に付するときに正本1通と謄本2通を作成する必要があります。　正本は送達され謄本

　の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却されます。

・文書以外の資料等を同封することは認められません。　内容証明では文書の存在そのもの

　が証明され、それ以外の物を同封することが認められないのです。

 

電子内容証明の文字制限の緩和

　通常の内容証明の規定（1行20文字／1枚26行等）は電子内容証明サービスでは緩和され、ワープロソフトで一般に用いられている範囲で自由にレイアウトし、記載することができます。（余白、最小文字ポイント、最大ページ数等の規定がありますのでご注意ください。）　概算で従来の内容証明3枚分の文字数が電子内容証明文書1枚分で記載することができます。　　　

　電子内容証明では一般に用いられるJIS第1、第2水準の文字を使用することができ、また最大5枚までの文書を作成することができます

　JIS第1水準漢字・第2水準漢字は、日本語の情報処理を標準化する目的にJIS (日本工業規格) が定めた定義で、JIS基本漢字とも呼ばれます。
　これは「漢字の集まりとその番号(コード)づけ」であり、その最初の規格は1978年に公開されました。    

・JIS第1水準漢字 : 2,965文字

・JIS第2水準漢字 : 3,390文字

　これら約6,300の漢字のうち、誰もが知っているような漢字はことごとく第1水準漢字に含まれ、第2水準漢字は主に馴染みの薄い字で構成されています。　細かな字形違いなどにこだわらなければ、日常的な意思疎通はこれら第1～第2水準漢字でほぼ事足りると言ってよいでしょう。

　

電子内容証明の正本、謄本は受取人に郵送されます

　差し出された電子内容証明文書はシステム内で受取人宛ての正本はもちろん、差出人宛ての謄本も自動で印刷・封入封かんし郵送されます。　宛名は自動作成し、封筒も日本郵便株式会社が用意したものを使用するため、事前に準備する必要はありません。　また、差出人の印章も必要ありません。

 

電子内容証明は、ワープロソフトがそのまま使えます

　電子内容証明サービスでは、内容証明文書を作成する方法としてMicrosoft Word, Just System 一太郎（ｅ内容証明ソフトウエアのバージョンにより異なります。）を利用することができます。　このため、今までこれらのワープロソフトを用いて内容証明文書を作成していた人は文書作成方法を変えることなく電子内容証明サービスに移行することができます。