電子内容証明郵便の書き方

　「横浜のアオヤギ行政書士事務所」が電子内容証明郵便につき解説致します。　ご質問やご意見は下記のフォームに記載のうえ、メールにて送信下さい。　なお、返信希望のご質問には、貴メールアドレスの記載をお忘れなく。 アオヤギ行政書士事務所の電子内容証明利用者登録番号は、1140458275です。

 　電子内容証明郵便の受付はインターネットを通じて行われるため24時間、差出しを行うことができます。　このため、時間を気にせず差し出すことが可能です。　通常の紙の内容証明では郵便局で内容証明文書3部（謄本2通、原本1通）の目視確認が必要ですので、差出時にある程度の時間が必要ですが、電子内容証明サービスでは受付を行った後に自動的に3部作成・照合処理されますので簡単に差出しを済ませることができます。
なお、電子内容証明サービスは国内のみのサービスで、海外への郵便の送付又は海外から国内への郵便の送付を行うことは出来ません。

 

正本、謄本は受取人に郵送されます

　差し出された電子内容証明文書はシステム内で受取人宛ての正本はもちろん、差出人宛ての謄本も自動で印刷・封入封かんし郵送されます。　宛名は自動作成し、封筒も日本郵便株式会社が用意したものを使用するため、事前に準備する必要はありません。　また、差出人の印章も必要ありません。

 

ワープロソフトがそのまま使えます

　電子内容証明サービスでは、内容証明文書を作成する方法としてMicrosoft Word, Just System 一太郎（ｅ内容証明ソフトウエアのバージョンにより異なります。）を利用することができます。　このため、今までこれらのワープロソフトを用いて内容証明文書を作成していた人は文書作成方法を変えることなく電子内容証明サービスに移行することができます。

 

同一文書の複数宛先への差出し　（完全／不完全同文内容証明）

　同じ内容証明文書を複数の受取人に送る形態で利用する人のために、完全同文内容証明、不完全同文内容証明に対応しています。　このサービスを利用すると、複数の受取人宛てに同一の電子内容証明郵便物を簡単に差し出すことができます。　また、同報機能を使用した場合、2通目以降の内容証明料金が割引となります。（注：謄本は同報機能に対して1通のみ発行されます。）

 

CSVファイルによる連名宛先の一括入力

　完全／不完全同文内容証明を差し出す際の受取人の入力で、CSV形式のファイルによる一括入力が可能です。事前に指定されたCSV形式の受取人データファイルを作成しておけば、受取人データ入力の手間を省くことができます。

 CSVファイルは、エクセルなどで作成したデータを「ファイル名.CSV 」という形式で保存するとエクセルがインストールされていないパソコンでも、「メモ帳」などで編集できます。

 

一括差出し、謄本一括返送

　あらかじめ複数の電子内容証明文書を作成し、差出時には複数まとめて送信することができます。　また、複数の電子内容証明文書を同時に差し出された場合は各々の謄本を1つの郵便物にまとめて返送するよう指定することができます。（注：謄本一括返送は同時に複数差し出した電子内容証明郵便物のすべての差出人が同一の場合に指定可能です。）　謄本一括返送の場合は、通常の謄本返送に比べ、料金が安くなります。

 

文字制限の緩和

　通常の内容証明の規定（1行20文字／1枚26行等）は電子内容証明サービスでは緩和され、ワープロソフトで一般に用いられている範囲で自由にレイアウトし、記載することができます。（余白、最小文字ポイント、最大ページ数等の規定がありますのでご注意ください。）　概算で従来の内容証明3枚分の文字数が電子内容証明文書1枚分で記載することができます。　電子内容証明では一般に用いられるJIS第1、第2水準の文字を使用することができ、また最大5枚までの文書を作成することができます

利用者登録を行います。　電子内容証明サービスを利用するには、事前に利用者登録を行い、利用者IDを取得することが必要となります。その際、ご利用料金の決済方法によって登録作業が異なります。

 

インターネットでの利用者登録方法

　　1．インターネットで利用登録

　　https://www3.hybridmail.jp/mpt/regist.html

 　　にアクセスし、必要事項を登録する。      

   ２．支払方法手続き

　　クレジットカード で支払う方式を採用 　　

　３．電子内容証明ソフトウエア（ホームページからダウンロード）をインストール

　４．文書作成　ｐｄｆファイルに変換

　５．インターネットで作成文書をwebサーバーに送信

 

クレジットカードで支払う方法

１．ホームページにて新規利用者登録（クレジットカード利用者）を行います。
　　→利用者番号が発行され、ご利用可能となります

２．登録したお客様宛てに登録確認通知書が郵送されます。

３．月々のご利用料金は登録を行ったカード会社より請求いたします。