内容証明郵便の書き方

　「横浜のアオヤギ行政書士事務所」が内容証明郵便につき解説いたします、ご質問やご意見は下記のフォームに記載のうえ、メールにて送信下さい。　なお、返信希望のご質問には、貴メールアドレスの記載をお忘れなく。

 

　内容証明とは、いつ、いかなる内容の文書を誰から誰宛てに差し出されたかということを、差出人が作成した謄本によって日本郵便株式会社が証明する特殊取扱制度のことです。　日本郵便株式会社が証明するのは内容文書の存在で、文書の内容が真実であるかどうかを証明するものではありません。

　　内容証明の特殊取扱とする郵便物は、同時に書留の特殊取扱としなければなりません。　この郵便物は、法令上特異な存在であり、一般の郵便物とは異なるものの、法的拘束力は裁判所から送られる特別送達に比べて低いです。

　内容証明は郵便物の差出日付、差出人、宛先、文書の内容を日本郵便株式会社が謄本により証明する制度である。　つまり、「この手紙をいつ、誰に、この内容であなたが出しました」ということを国の業務委託を受けた日本郵便が証明するものであり、実はそれ以上の法的な効力が無いため、法律家の間では「ただのお手紙」と言われることもあります。　但し、日付、差出人、宛先、文書内容を国が証明したことで公文書となるため、法律で認められた「契約解除、債権回収」の手続き上は必要となります。　このため、裁判所への提訴・調停やADR等の非訟手続、検察庁や労働基準監督署への告発といった、俗に「訴え」と言われる法的措置の前段階として常用されています。　

 

郵便法第47条

　「内容証明の取扱いにおいては、会社において、当該郵便物の内容である文書の内容を証明する。」と規定され、同条2項で「前項の取扱いにおいては、郵便認証司による第58条第1号の認証を受けるものとする。」と定められています。

 

郵便認証司

　日本郵便株式会社の社員の中から総務大臣が任命する「郵便認証司」が認証することとなります。　認証された文書には「この郵便物は何年何月何日第何号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します。　「日本郵便株式会社」の文言が入ったスタンプと郵便認証司の日付印が押されます。

 

配達証明＆書留

　同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能です。　内容証明を用いるような郵便物は法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的です。　内容証明は必ず一般書留扱いとしなければなりません。　同時に利用できる特殊取扱には、速達、本人限定、引受時刻証明、配達証明、配達日指定、代金引換があります。

　また、電子内容証明を除けば日本郵便が配達を行う事業所のある郵便局および日本郵便が指定する一部の郵便局の窓口で差し出さなければならず、集配を行わない郵便局では受付ができません。　但し、これらの受付箇所においては、通常の窓口だけではなく時間外窓口においても、2名以上の郵便認証司が執務していれば受付が可能です。

内容証明を出すこと自体が上記のように訴えの提起を予告するものであることから、一種の相手に対する宣戦布告であり、今後も良好な関係を継続したい場合には用いるべきではないとされており、その場合は普通郵便などで同様の内容を送ることがあります。

　逆に、悪徳商法業者や売掛金を言を左右にして払わない者に対して、「不法・不当なことには泣き寝入りしない」という強い意志を持っていることを相手方に伝えることで相手方の出方を牽制できるという面も大きいです。　訴えを起こすことを予告して相手を心理的に威迫しようとする時は、更に法律家や法的機関の関与を匂わせることもある。具体的には、

・文面で、「法的手段を取る」「提訴する」「法的機関へ告発する」ことを述べる。

・法律の専門家による文書作成、代理人委任、職印の押捺

・裁判所内の郵便局からの発送

が行われています。　尚、別に上記の手段を取らなければ発送できない訳ではありません。　

内容証明の用途（どのような場合に使用するのか？）

　基本的にはなんでも書けるのですが、主に下記のような法律がらみのトラブルの解決、特に「契約解除」・「債権回収」に用いられることが多いです。

・借家契約の家賃請求、解約、家主死亡の通知

・借地契約関係の通知

・不動産の契約解除（手付倍返し）等の通知

・商品売買時の料金未払い、商品の不着、破損に対する抗議、クーリングオフの通知

・ブラック企業に対する退職届、賃金未払い請求

・債権回収の督促状、若しくは時効により債権消滅の通知

・損害賠償請求（交通事故や不倫などの不貞行為の慰謝料請求）

・債務免除

・債権譲渡の通知

・債権の時効中断

 

内容証明郵便の料金

紙の場合
・最初の1枚が420円、以下1枚ごとに250円を加算します。　例えば3枚の場合は　　

　420+250×2=920円となります。　損害要償額が10万円までの書留料金430円　

 

   配達証明(差し出しの際)310円　 

・内容証明料金に限り、料金の支払手段として切手貼付と別納（現金支払、証紙貼

　付）・計器別納（証紙貼付）は利用できても料金後納のみ利用ができません。

                                                                                       　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

 

電子証明の場合

・最初の1枚が380円、以下1枚ごとに348円を加算します。

・差出人が郵便局に出向く必要がないのと本文の文字数が無制限である反面、これと

　別に謄本を差出人に送付するための料金が必要。（個別送付:290円、2件以上一括

　送付：480円）

・料金の支払手段は、差出人が郵便局に出向く必要がないため、クレジットカードか

　新東京郵便局が利用局として承認を受けた料金後納に限られます。

 

内容証明郵便の様式

紙様式

　紙様式による内容証明の様式は以下のとおりです。　内国郵便約款（旧郵便規則）

用紙は自由です。　約款に基づき作成されている、日本法令等が売り出している内容証明用の原稿用紙を利用すれば後述する文字数制限を使う必要はありません。　ただし、日本郵便での文書の保存期間は5年となるため感熱紙は使用できません。　公文書にA4判が採用されてからはA4判で書くことが標準的となりました。

　筆記具は自由。　ただし手書きでの作成の場合はインクの出る筆記具を用いるのが通常です。　パソコンの使用も可能であす。　実務上はパソコンやワープロにより、裁判文書と同様に12ポイントで作成することが多いです。　正本および謄本合わせて1枚あたり3通となる文書は手書きでの作成の場合はコピー、カーボン紙の利用などで謄写するのが一般的である。

 

内容証明では使用可能な文字

・ひらがな・カタカナ

・漢字

・数字（算用数字・漢数字）

・句読点、かっこ、記号。記号は、一般的なものに限る。

・英字（アルファベット）は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞のみ使用できま　

　す。　たとえばJRは「ジェイアール」と書いても誤りではなく認められるが「JR」

　と書くことも認められます。

・内容証明は日本語でのみ作成可能です。

・内容証明の形式は自由でいいですが、同時に提出しなければならない謄本2通には

　以下のような制限事項があります。

・表裏合わせてで1枚520字以内。　1枚の表に520字を書いた場合、その裏に一文字

　でも何かを書くことは許されません。　以下における1枚あたりの行数も同じ。

・横書き1行20文字1枚26行で作成するのが標準的です。　また、以下の様式もあり

　ます。

・縦書き1行20字以内、1枚26行以内。

・横書き1行13字以内、1枚40行以内。

・横書き1行26字以内、1枚20行以内。

・句読点や記号を1個1字と計算します。　記号は一般的な記号に限ります。　単位を

　表す記号などは通常認められますが、カタカナで「パーセント」「キログラム」な

　どと書く方が確実である。　句読点については文末文頭にあるものも1字と数えま　

　す。　このため、手書きの場合は文頭に句読点が来ることもあります。　パソコン

　やワープロで文書を作成する場合禁則処理を外すか、もしくは1行の文字数を規定

　よりも1文字減らした設定（1行を20字にして書こうとしている場合は1行を19字に

　設定するということ）で文書を作成する必要があります。

・パソコンやワープロを用いる場合、半角文字についても1字と計算します。

・後述する字の訂正や挿入部分は字数に数えません。

・行の追加挿入は認められない。

・内容証明が複数頁にわたる場合綴じたもののつなぎ目に契印を押します。　文書自

　体に押印があるときはその押印と同じ印章で押印をするのが普通です。

・郵便に付するときに正本1通と謄本2通を作成する必要があります。　正本は送達さ

　れ謄本の1通は日本郵便が5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却さ

　れます。

・文書以外の資料等を同封することは認められません。　内容証明では文書の存在そ

　のものが証明され、それ以外の物を同封することが認められないのです。